Tietosuojaseloste

ASIANAJOTOIMISTO ESKONPEKKA OY:N TIETOSUOJASELOSTE  2025
(y-tunnus 0763680-2)

1. JOHDANTO

Tämä tietosuojaseloste perustuu seuraaviin säännöksiin:

EUROOPAN PARLAMENTIN JA NEUVOSTON ASETUS (EU) 2016/679, annettu 27 päivänä huhtikuuta 2016, luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus)

Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annettu laki (444/2017, ns. rahanpesulaki).

Suomen Asianajajien asianajotoimintaa ohjeet ja suositukset, kuten tietoturvallisuusohje (B 5.1, 10.3.2013), tietoturvaopas (B 5.2, 14.12.2012), asiakirjojen säilyttämistä koskeva suositus (B 10, 15.6.2012), ohje rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (B 17, 14.9.2017) ja suositus henkilötietojen käsittelystä 4.5.2018.

Toimeksiantoihin liittyviä kaikkia tietoja koskee asianajajista annetun lain 5 c §:n ja hyvää asianajajatapaa koskevien ohjeiden 4.3-kohdan mukainen salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka on ajallisesti rajoittamaton. Asianajotoimintaan liittyvä luottamuksellisuus (hyvää asianajajatapaa koskevien ohjeiden kohta 3.4) on yksi asianajajan perusarvoista. Asianajaja on velvollinen pitämään salassa kaikki toimeksiantoon liittyvä tiedot (salassapitovelvollisuus) eikä hän saa ilmaista muita tietoja, joita on tehtävää hoitaessaan saanut tietää asiakkaasta tai tämän oloista (vaitiolovelvollisuus). Salassapito- ja vaitiolovelvollisuudesta voidaan poiketa vain silloin, kun siihen on laista tai Suomen Asianajajien säännöistä johtuva velvollisuus, se on välttämätöntä asianajajan puolustautuessa itseensä kohdistuvilta vaatimuksilta tai se on asianajajan asiakkaaltaan olevan saatavan perimiseksi välttämätöntä. Salassapito- ja vaitiolovelvoitteita ei voida rikkoa tietosuoja-asetuksessa säädettyjä velvoitteita täytettäessä. Asianajaja on velvollinen noudattamaan tietosuoja-asetuksen velvoitteita muilta kuin asianajajan salassapito- ja vaitiolovelvollisuuden rajoittamilta osin.

Asianajotoimisto Eskonpekka Oy:ssä (jäljempänä toimisto) hoidetaan oikeudellisia toimeksiantoja, joiden vastaanottaminen ja hoitaminen vaatii välttämättä henkilötietojenkin keräämistä ja käsittelemistä. Toimeksiannon vastaanottamisen edellytyksenä on, että toimeksiantaja (päämies) antaa suostumuksensa henkilötietojensa keräämiseen ja käsittelyyn tämän selosteen mukaisella tavalla. Tässä selosteessa kuvataan, miten Asianajotoimisto Eskonpekka Oy:ssä kerätään, käytetään, säilytetään ja suojataan henkilötietoja. Tämä seloste annetaan päämiehelle toimeksiannosta sovittaessa ns. informaatiovelvoitteen täyttämiseksi.

2. REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSTIEDOT
Rekisterinpitäjä on Asianajotoimisto Eskonpekka Oy (y-tunnus 0763680-2).
Rekisterinpitäjän yhteystiedot ovat:

SUOMUSSALMI:
Asianajotoimisto Eskonpekka Oy
Kauppakatu 20, 89600 Suomussalmi

suomussalmi@eskonpekka.fi
puh. 0400 393230
www.eskonpekka.fi

KUUSAMO:

Asianajotoimisto Eskonpekka Oy
Kitkantie 18, PL 61, 93600 KUUSAMO

kuusamo@eskonpekka.fi
puh. 0400 385093
www.eskonpekka.fi

3. ASIANAJOTOIMISTO ESKONPEKKA OY:N ASIAKASREKISTERI
Asiakasrekisteri muodostuu pääasiallisesti päämiehen suostumuksen perusteella toimeksiantojen hakukortteihin, toimeksiantokansioihin (juttukansiin) ja toimeksiannoista pidettävään diaarikirjaan kerättävistä ja merkittävistä henkilötiedoista. Näitä henkilötietoja ovat sukunimi, etunimet, henkilötunnus, osoite ja puhelinnumero. Nämä henkilötiedot kerätään ja merkitään päämiehistä ja vastapuolista. Henkilötiedot hankitaan ensisijaisesti suoraan päämieheltä, mutta tarvittaessa myös asiakirjoista ja virka- ja sukuselvityksistä sekä erilaisista julkisista rekistereistä kuten väestö- ja kaupparekisteristä. Henkilön tuntemistietoja ovat henkilötunnus ja nimi. Toimisto kerää ja dokumentoi tuntemistiedot esimerkiksi ottamalla jäljennöksen passista, ajokortista tai kuvallisesta henkilökortista. Yhteistietoina tarvitaan ainakin puhelinnumero ja osoite. Toimiston asiakasrekisteriin talletetaan henkilötiedoista vain nimi, henkilötunnus, osoite ja puhelinnumero. Toimeksiannon hoitaminen voi vaatia myös muidenkin henkilötietojen hankkimista, mutta niitä ei talleteta toimiston asiakasrekisteriin.

Oikeusavun hakemista varten voidaan tarvita henkilötietoja esim. parisuhteesta, lapsista, asumismuodosta, tuloista, kuluista, omaisuudesta ja veloista. Oikeusturvaedun hakemista varten voidaan tarvita tietoja läheisistä. Toimeksiannon hoitamiseen voidaan tarvita erilaisia henkilötietoja toimeksiannon laadusta riippuen ja esim. rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskevien velvoitteiden täyttämiseksi. Henkilötietoja kerätään vain sen verran kuin ne ovat välttämättömiä toimeksiannon hoitamiseksi. Toimistossa ei kerätä lainkaan erityisryhmiin kuuluvia arkaluonteisia henkilötietoja.

4. TALLENTAMINEN JA KÄYTTÖ
Henkilötiedot voivat olla tallennettuina paperille ja/tai tiedostoihin toimiston tietokoneilla. Tietoja käytetään vain asiakkaan yksilöimiseen, tunnistamiseen ja tuntemiseen, toimeksiannon hallintaan, hoitamiseen ja jääviyden/esteettömyyden tarkistamiseen. Tietoja voidaan käyttää myös rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ja sen rikoksen, jolla rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshyöty on saatu, tutkintaan saattamista varten.

Henkilötietojen käsittelyperusteita ovat vain suostumus, oikeutettu etu, sopimus ja lakisääteiset velvoitteet. Suostumus on tahdonilmaisu, jolla henkilö antaa hyväksyntänsä henkilötietojen käsittelylle. Oikeutettu etu on kysymyksessä silloin, kun henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi.

Päämiehen vastapuolen henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Henkilötietoja voidaan käsitellä sopimuksen täytäntöön panemiseksi silloin, kun rekisteröity on sopijaosapuoli. Asianajotoimistolla voi olla toimeksiantoihin liittyviä lakisääteisiä velvoitteita tietojen käsittelyyn. Rahanpesulaki velvoittaa asianajajia hankkimaan asiakkaistaan riittävät tuntemistiedot rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi sekä ilmoittamaan viranomaisille mahdollisista rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen epäilyistä. Suomen Asianajat on laatinut ohjeen rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (B 17, 14.9.2017).

5. SIIRTO JA LUOVUTTAMNEN
Saatuja henkilötietoja käytetään ja käsitellään vain siinä laajuudessa kuin se on perusteltua ja välttämätöntä toimeksiannon hoitamiseksi tai siihen on muu laillinen peruste tai velvoite. Henkilötietoja ei missään muussa tarkoituksessa käsitellä, siirretä tai luovuteta. Henkilötietoja voidaan luovuttaa ilman rekisteröidyn suostumusta vain laissa säädetyissä tapauksissa ulkopuolisille, kuten viranomaisille.

6. SÄILYTTÄMINEN JA SUOJAAMINEN
Henkilötietoja säilytetään toimiston hallitsemissa lukituissa toimisto- ja arkistotiloissa, sähköisissä tiedostoissa toimistojen tietokoneilla ja asiakirjatulosteina. Henkilötietoja voivat käsitellä vain toimistossa työskentelevät asianajajat. Tietojen luvattoman käytön estämiseksi toimistossa on asianmukaiset käytännöt, tekniset laitteet ja tietokoneohjelmat.

7. HÄVITTÄMINEN
Toimisto säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin niitä tarvitaan toimeksiannon hoitamiseen ja sen jälkeenkin vielä niin kauan kuin laki ja säännökset niin edellyttävät. Suomen Asianajajien sääntöjen mukaan asianajajan tulee säilyttää toimeksiantoon liittyvät asiakirjat ja tiedot vähintään 10 vuotta toimeksiannon päättymisestä. Sen takia säilytämme myös toimeksiantoon liittyvät henkilötiedot vähintään 10 vuotta toimeksiannon päättymisestä. Tämä menettely turvaa ja varmistaa mm. päämiehen oikeuksien toteutumisen ja pysyvyyden vielä toimeksiannon päättymisenkin jälkeen. Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskeviin säännöksiin liittyy velvollisuus säilyttää asiakirjoja määräajan, joita toimisto myös noudattaa.

Asianajotoimistolle toimeksiannon antaneella asiakkaalla ei ole oikeutta tulla kokonaan unohdetuksi, sillä asianajajalla on oltava mahdollisuus vastata mahdolliseen kanteluun tai oikeudelliseen vaateeseen, joka on tehty kyseiseen toimeksiantoon liittyvistä toimista. Toimeksiantoon liittyvä materiaali on säilytettävä asiakirjojen säilyttämistä koskevan Suomen Asianajajien suosituksen (B10) mukaisesti. Asianajotoimisto on velvollinen selvittämään esteellisyyden toimeksiantoa vastaanottaessaan hyvää asianajajatapaa koskevien ohjeiden 3.3-kohdan perusteella. Suomen Asianajajien ns. tapaohjeissa ei ole rajattu aikaa, jolta esteellisyys on selvitettävä. Näin ollen asianajaja on velvollinen säilyttämään tarpeelliset tiedot esteellisyyden selvittämiseksi ilman ajallista rajoitusta eikä oikeus tulla unohdetuksi koske näitä tietoja.

8. OIKEUDET
Rekisteröidyillä ei ole oikeutta saada henkilötietoja koneellisesti luettavassa muodossa tai oikeutta siirrättää tietoja toiselle rekisterinpitäjälle, koska henkilötietoja ei käsitellä toimistossa automaattisella tietojenkäsittelyllä.

Toimisto varmistaa, että vain rekisteröity itse voi käyttää hänelle kuuluvia oikeuksiaan. Oikeuksia ei voi käyttää suullisesti. Pyyntö oikeuksien käyttämisestä on tehtävä aina kirjallisesti ja toimisto varmistaa luotettavalla tavalla, että pyynnön on esittänyt varmuudella rekisteröity itse. Tietopyyntöön vastataan viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä. Päämiehellä on oikeus saada nähtäväkseen ja tarkistaa henkilötietonsa ja vaatia virheellisten ja puutteellisten henkilötietojensa korjaamista. Toimisto korjaa tiedot viipymättä, mikäli ne todetaan virheellisiksi tai puutteellisiksi.

Päämies voi peruuttaa antamansa suostumuksen henkilötietojensa käsittelyyn ja käyttöön sekä pyytää henkilötietojensa poistamista, mikä johtaa automaattisesti myös toimeksiannon päättymiseen, koska tämä tarkoittaisi käytännössä sitä, että toimeksiantosuhteelta vaadittavaa luottamusta ei enää olisi eikä sen jälkeen voitaisi noudattaa Suomen Asianajajien sääntöjä toimeksiannon hallinnoimisessa ja hoidossa. Toimisto poistaa siinä tilanteessa viipymättä kaikki ne henkilötiedot, joita toimistolla ei ole velvollisuutta säilyttää lakiin tai Suomen Asianajajien sääntöihin perustuvien velvollisuuksien täyttämiseksi sekä lopettaa henkilötietojen käsittelyn, jos siihen ei ole enää toimistolla mitään velvollisuutta. Toimistolla on velvollisuus säilyttää ainakin tiettyjä henkilötietoja vielä toimeksiantosuhteen päättymisenkin jälkeen (kohta 7).

Salassapito- ja vaitiolovelvollisuuden alaisten henkilötietojen osalta henkilötietojen tarkastusoikeus koskee vain niitä henkilöä, jolla on näitä koskevien tietojen tarkastamisoikeus. Jos asianajaja saa tietoonsa, että salassapito- ja vaitiolovelvoitteen piirissä olevissa henkilötiedoissa on virhe, virhe korjataan viipymättä. Tietojen antamisesta toimisto voi kieltäytyä, mikäli pyyntö on selkeästi perusteeton tai kohtuuton tai kohdistuu salassapito- ja vaitiolovelvollisuuden piirissä olevaan tietoon. Vastapuolen ja muun henkilön, jolla ei ole oikeutta saada tietoja toimeksiannosta, tarkastuspyynnöstä toimisto kieltäytyy asianajajan salassapito- ja vaitiolovelvollisuuden nojalla.

Rekisteröidyllä on oikeus kannella/valittaa henkilötietojen käsittelyssä havaitsemistaan virheistä tai puutteista valvontaviranomaiselle; esim. tietosuojavaltuutetulle, oikeuskanslerille ja Suomen Asianajajille.

9. TIETOTURVALOUKKAUKSISTA ILMOITTAMINEN
Tietoturvaloukkaus tarkoittaa tilannetta, jossa henkilötiedot tuhoutuvat, katoavat tai muuttuvat oikeudettomasti. Tietoturvaloukkauksesta on kyse myös tilanteessa, jossa ulkopuolinen on päässyt tai murtautunut (esimerkiksi haittaohjelman avulla) luvatta henkilötietoihin.
Tietoturvaloukkauksista toimisto informoi valvontaviranomaista välittömästi, mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa siitä, kun loukkaus tuli rekisterinpitäjän tietoon. Tietoturvaloukkauksesta dokumentoidaan aina vähintään tiedot loukkauksesta ja sen vaikutuksesta sekä toimenpiteet, joihin loukkauksen johdosta on ryhdytty.

Toimisto informoi tietoturvaloukkauksesta rekisteröityä, mikäli loukkaus todennäköisesti aiheuttaa luonnollisen henkilön oikeuksia ja vapauksia koskevan suuren riskin.

Asianajotoimisto Eskonpekka Oy